Нужно ли оформлять путевой лист для служебной машины
Рекомендации по оформлению путевого листа
Пример заполнения путевого листа для директора
Электронный путевой лист для директора
Как оформить ЭПЛ для директора
Разберемся, когда путевой лист обязателен для директора, и как оформить этот документ без лишних проблем.
Нужно ли оформлять путевой лист для служебной машины
ПЛ — это документ, в котором фиксируют информацию о передвижении автомобиля, включая данные о водителе и времени поездки. Он обязателен для транспортных средств, которые перевозят пассажиров или грузы.
Если не оформить путевой лист, сотрудники ГАИ могут вынести водителю предупреждение или оштрафовать на 500 рублей. Должностному лицу за такое нарушение грозит штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Если это нарушение повторится, размер штрафа могут увеличить до 20 000 рублей.
Когда директор использует автомобиль только для административных или личных нужд, ПЛ не нужен. Однако для налогового учета (например, фиксации затрат на ГСМ) он в любом случае будет полезен.
Если организация проводит оплату топлива и смазочных материалов для машины начальника, но не выписывает путевые листы, сотрудники ФНС при проверке могут посчитать, что физическое лицо использует ГСМ в частных интересах. Будут начислены НДФЛ и страховые взносы.
Рекомендации по оформлению путевого листа
В путевом листе необходимо указать следующие данные:
- Фамилия, имя, отчество водителя.
- Сведения о лице, которое оформило документ.
- Информация о транспортном средстве: тип, государственный номер, марка, модель.
- Время начала и завершения поездки.
- Время проведения технической проверки автомобиля (она необходима перед перевозкой пассажиров или опасных грузов).
- Вид перевозки — например, перевозка пассажиров, грузов или использование транспортного средства в служебных целях (для административных поездок).
- Вид сообщения — городское, междугороднее, международное.
Перечень обязательных реквизитов не включает в себя данные о маршрутах. Однако иногда контролирующие органы требуют наличия и такого пункта. Это еще одно подтверждение корпоративных целей водителя.
Если директор занимает еще и должность водителя, то он обязан пройти медосмотр для оформления путевого листа. В других случаях осмотр не обязателен.
Пример заполнения путевого листа для директора
Путевой лист № 0001
Срок действия путевого листа:
- Дата начала: 01.03.2025.
- Дата окончания: 01.03.2025.
Сведения о транспортном средстве:
- Марка/модель: легковой автомобиль Toyota Camry.
- Госномер: A123BC77.
Сведения о водителе:
- Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович.
- Должность: директор.
Сведения о перевозке:
- Вид сообщения: городское.
- Вид перевозки: служебная.
Данные о маршруте:
- Начальный пункт: офис компании, г. Москва, ул. Ленина, д. 10.
- Конечный пункт: административное здание, ул. Пушкина, д. 5.
- Возвращение в начальный пункт: офис компании, ул. Ленина, д. 10.
Время выезда:
- 01.03.2025, 10.00.
Время возвращения:
- 01.03.2025, 20.00
Подписи:
- Подпись водителя: Иванов И. И.
- Подпись ответственного за оформление путевого листа: Смирнов С. С. (диспетчер).
Директор может создать путевой лист самостоятельно. В этом случае он заполняет все данные и подписывает документ как водитель и как лицо, которое оформило путевой лист.
Электронный путевой лист для директора: стоит ли оформлять
Преимущества электронных путевых листов (ЭПЛ):
- Удобство. Можно быстро заполнить и моментально отправить документ через смартфон или ПК. Налицо экономия времени. Актуально, если поездка срочная, и все документы нужно оформить в сжатые сроки.
- Автоматизация расчетов пробега и расхода топлива. Нагрузка на бухгалтерский отдел снижается.
- Снижение затрат на документооборот. ЭПЛ исключает необходимость в бумажных носителях, что сокращает расходы на печать и хранение бумажных документов.
Важно: ЭПЛ обладает такой же юридической силой, что и бумажный документ.
Как оформить ЭПЛ для директора
Для оформления электронного путевого листа каждому участнику процесса (водителю, медицинскому работнику, должностному лицу) должна быть выдана отдельная цифровая подпись. Это может быть:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — подпись с высоким уровнем защиты. Здесь используют сложные криптографические методы, которые делают подделку подписи практически невозможной.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это подпись с меньшим уровнем защиты. Хотя она тоже защищает документ от подделки, уровень криптозащиты здесь не такой высокий.
Можно ли не получать электронную подпись? Да, если ЭПЛ используют только внутри организации, например, для учета транспорта в рамках одного отдела.
Для оформления электронного путевого листа необходима специальная программа или онлайн-сервис. Например, это может быть 1С:Управление автотранспортом, «Диадок», «Контур.Электронная отчетность». В эти системы можно внести те же данные, что и в бумажный ПЛ.
Заключение
Правильно заполненный путевой лист — залог того, что использование служебного автомобиля не вызовет вопросов у проверяющих. Важно учитывать требования закона, чтобы не столкнуться с неприятными последствиями.