Думаете, как сэкономить на расходе топлива для компании? Стоит обратить внимание на топливную карту. Она поможет сократить расходы на горючее для транспорта предприятия на 22–25%.
Как работают топливные карты
Топливная карта объединяет преимущества банковской и дисконтной. Ею можно безналично расплачиваться на заправочных станциях, получая за это скидки или бонусы на горючее. Она помогает оптимизировать бюджет компании, контролировать топливные расходы сотрудников, уменьшить налоговые платежи.
Средства для оплаты топлива хранятся на специальном счете, который пополняет бухгалтер клиентской компании. Операции по картам проходят в специальной системе, без участия водителя.
Какими преимуществами обладает топливная карта
Сервис приносит ощутимую выгоду пользователям. Рассмотрим главные плюсы топливной карты:
- Обеспечивает безопасность сделок. Не нужно выдавать сотрудникам наличные или переводить средства на личную банковскую карту работника. Необходимая сумма всегда находится на счете топливной карты. Ею можно расплачиваться только на станциях определенных сетей горючего. Поэтому исключены ситуации, когда водители, в попытке сэкономить на топливе, пытаются заправить транспорт компании на нелегальных АЗС. Такое ограничение поможет сохранить автопарк в рабочем состоянии. Также в программе топливной карты можно указать, какие виды горючего разрешено использовать.
- Сокращение документооборота. Бухгалтерам компании не нужно выдавать подотчетные акты для выделения денег на заправку водителям, нет необходимости хранить чеки после проведенной операции и заполнять по каждому отчет. Все транзакции, проводимые по картам, отражаются в личном кабинете клиента. Доступ к нему есть только у бухгалтеров или руководителей компании. В сервисе видно, в какое время, на какой станции заправился сотрудник предприятия, сколько литров и какого горючего купил. Электронные чеки также автоматически сохраняются в базе. При необходимости оператор топливной карты может выслать оригиналы документов по почте или отправить транспортной компанией. Заказать отчет бухгалтер компании может за любой период: месяц, квартал, полугодие, год.
- Исключен риск нецелевого использования средств компании. Потратить деньги топливной карты можно только на покупку горючего и иной продукции, прописанной в договоре между топливной компанией и клиентом. Все операции производят только на заправочных станциях определенных топливных операторов. Расплатиться картой в продуктовых или вещевых магазинах не получится. Операция просто не пройдет. Также с топливной карты нельзя снять деньги через банкомат. Устройство не сможет считать данные карты.
- Возможность оптимизации расходов. В системе видно, какие автомобили и на какую сумму заправляли по картам. Основываясь на этой информации, экономист рассчитает расход горючего для каждой машины и определит топливную норму на неделю, месяц, квартал, полугодие и другой срок для каждого работника.
- Корректировка транспортных маршрутов компании. При работе с картами в личном кабинете клиента отражаются выгодные предложения от топливных операторов. Показаны ближайшие АЗС и путь к ним. Такое преимущество сервиса позволяет оптимизировать логистику транспорта предприятия.
- Дистанционное управление сервисом. Зачислять деньги на счет топливной карты можно удаленно через компьютер, смартфон. Для входа в систему нужно ввести логин и пароль. Карту можно дистанционно заблокировать и разблокировать. Опция понадобится, если водитель потеряет карту. Кроме того, на карту установлен пин-код, который защищает ее от взлома. Даже если кто-то найдет топливную карту до того, как ее заблокировал владелец, воспользоваться ею не удастся.
- Экономия на налоговых отчислениях. При использовании топливной карты можно вернуть НДС. Обслуживающая карту компания подготавливает документы для налоговой инспекции. На их основе бухгалтер составляет заявление с просьбой вернуть 20% от суммы, потраченной на покупку горючего за определенный период. При одобрении обращения сумма вычета пойдет в зачет следующих налоговых выплат.
- Сниженные цены на горючее. Сети АЗС, которые могут работать с клиентами по топливным картам, делают скидки при каждой заправке. Часть операторов возвращает средства бонусами. Они также зачисляются на счет топливной карты. Потратить баллы можно на горючее при следующих заправках.
- Возможность отсрочки платежей по картам. Если на счету клиента не хватает денег на заправку, топливный оператор может предоставить клиенту заем. Условия его возвращения прописывают в договоре.
- Обширная сеть АЗС, работающая с картами. Ими можно расплачиваться во всех регионах России. Если водитель ездит в зарубежные командировки, карту можно взять с собой. Часть заправочных станций принимает их для оплаты горючего.
Еще одно преимущество работы с топливными сервисами — техническая поддержка клиентов. Менеджеры компании ответят на вопросы о работе с картами, о проведенных транзакциях, помогут подобрать тариф топливной карты или сменить его. При необходимости оператор компании может удаленно заблокировать или разблокировать карту.
Как воспользоваться топливной картой
В первую очередь нужно выбрать топливного оператора. Стоит положиться на его репутацию. Компания GPC RUS больше 10 лет работает в сфере топливных услуг. Такой опыт позволяет сотрудникам безошибочно подбирать продукты для клиентов.
После выбора топливной компании стороны подписывают договор. В нем прописывают порядок и период расчета, лимит суммы или литров. Поставщик услуг предоставляет доступ к личному кабинету с логином и паролем от него, передает необходимое для сотрудников компании количество карт.
Воспользоваться сервисом легко. Водитель приезжает на АЗС, отдает топливную карту оператору, называет необходимый литраж, вводит на терминале пин-код для подтверждения операции. Данные карты считываются с помощью встроенных магнитной ленты или чипа. После заправки транспорта со счета карты списывают деньги или литры горючего. В личный кабинет собственника топливной карты приходит электронный чек о проведенной транзакции и ее детали.
На карту можно установить удобный способ расчета. Он может быть денежным (после покупки топлива в личный кабинет клиента приходит чек о проведенной операции). Такая опция удобна для компаний, использующих разные виды топлива для заправки.
Кроме того, в карту можно заложить возможность покупок в магазинах АЗС. Сервис может пригодиться, если у водителя закончилась жидкость для омывания стекол, антифриз и другие расходники, которые могут понадобиться в дороге. При желании компания может разрешить оплачивать картами кофе или воду.
Второй вариант расчетов по картам — по литражу. Сервис позволяет наглядно следить за расходом топлива на каждое транспортное средство.
Карту нужно подбирать под потребности компании. Если транспорт предприятия не ездит на большие расстояния, можно оформить карту одного топливного оператора. Если же командировки связаны с выездом в другие регионы или даже за пределы России, стоит оформить мультикарту. Такой сервис поможет водителю не переживать о поиске подходящей заправки.
Купите карту «Газпром» от компании GPC RUS и вы ощутите все преимущества сервиса. Заправляетесь в разных регионах страны? Топливную карту можно использовать на более чем 16 000 заправочных станций в России. Она работает с самыми популярными топливными сетями: «Газпром», «Лукойл», «Роснефть» и другими. С помощью топливной карты можно сэкономить до 1,5 рубля на литре горючего. Все операции с картами можно контролировать в любое время суток онлайн в личном кабинете. Если на счету топливной карты не хватает денег, мы предоставим ссуду на покупку топлива. Для этого действует опция овердрафт.
Воспользуйтесь услугами компании GPC RUS и вы сможете значительно сократить расходы предприятия.