Что такое электронный путевой лист
Кто участвует в оформлении ЭПЛ
Нужна ли электронная цифровая подпись для ЭПЛ
Какие технические условия нужны для работы с ЭПЛ
Как подготовиться к переходу на ЭПЛ
Выберите оператора ЭДО (электронного документооборота)
Получите электронную подпись для каждого участника процесса (при необходимости)
Частые ошибки при переходе на ЭПЛ
Игнорирование обратной связи от сотрудников
Игнорирование требований законодательства
Неправильное хранение и передача данных
Цифровые технологии стремительно проникают во все сферы нашей жизни, и транспортная отрасль не исключение. Один из важнейших инструментов этой трансформации — электронные путевые листы (ЭПЛ)
.Что такое электронный путевой лист
С марта 2023 года российские компании могут выбирать между бумажными и электронными путевыми листами. ЭПЛ — это цифровая версия традиционного путевого листа, которая содержит ту же информацию, но в электронном формате. Электронный документ служит юридическим подтверждением выполненных работ, как и его бумажный предшественник.
Почему стоит переходить на ЭПЛ? Вот несколько причин:
- Экономия времени: оформление и обработка документов проходит быстрее благодаря автоматизации.
- Снижение затрат: при переходе на ЭПЛ можно уменьшить расходы на печать, бумагу, чернила, канцелярские товары.
- Доступность: всю необходимую информацию можно получить онлайн в любое время.
- Повышение безопасности: электронные данные можно защитить с помощью шифрования и других технологий.
- Забота об экологии: отказ от бумажных документов помогает сократить углеродный след, который связан с производством, транспортировкой и утилизацией бумаги.
Переход на электронный путевой лист также позволяет улучшить координацию между разными отделами компании, делает обмен информацией более прозрачным и быстрым.
Из чего состоит ЭПЛ
Электронный путевой лист состоит из нескольких обязательных частей:
- Данные о перевозчике: название компании, ОГРНЮЛ или ОГРНИП, адрес и контакты.
- Информация о транспорте: марка, модель, госномер.
- Информация о водителе: Ф. И. О., номер водительского удостоверения, категория.
- Маршрут: пункты отправления и назначения, время начала пути и время прибытия, остановки.
- Информация о проверке техники: результаты осмотра автомобиля перед выездом.
- Информация о медицинской проверке: подтверждение того, что водитель прошел предрейсовый медосмотр.
В электронном путевом листе могут быть и необязательные части, которые варьируются в зависимости от требований компании и конкретной ситуации. Например, дополнительные сведения о грузе, информация о пассажирах, внеплановом ремонте, простоях.
Кто участвует в оформлении ЭПЛ
За разные части электронного путевого листаотвечают разные сотрудники:
- Диспетчер: создает и отправляет электронный путевой лист водителю, следит за выполнением рейсов.
- Механик: проверяет машину и записывает результаты проверки.
- Медработник: проводит медосмотры и подтверждает готовность водителя к поездке.
- Водитель: получает электронный путевой лист, ездит по маршруту и возвращает данные диспетчеру.
Такой подход позволяет повысить эффективность и минимизировать риски на каждом этапе перевозки.
Нужна ли электронная цифровая подпись для ЭПЛ
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) важна, но не всегда обязательна для работы с электронными путевыми листами. Разберемся, в каких случаях ЭЦП нужна, а в каких можно обойтись без нее.
Когда ЭЦП обязательна:
- Если фирма передает электронные путевые листы в государственные органы.
- Если водитель, диспетчер или другое ответственное лицо оформляет и подписывает путевые листы удаленно.
- Если компания использует ЭПЛ в судебных спорах.
ЭЦП не требуется в следующих случаях:
- Если электронные путевые листы нужны фирме исключительно для внутренних нужд.
- Если организация применяет ЭПЛ одновременно с бумажными путевыми листами.
Таким образом, если вы используете ЭПЛ для небольших внутренних задач, то можно обойтись без оформления электронной цифровой подписи.
Какие технические условия нужны для работы с ЭПЛ
Для работы с электронными путевыми листами вам понадобятся:
- Компьютер, ноутбук или планшет.
- Сервис для работы с электронными путевыми листами, например, Контур.Диадок или 1С:Управление автотранспортом.
- Интеграция с государственной информационной системой ЭПД ( электронных перевозочных документов). Это необходимо для легитимного использования путевых листов в электронном виде.
Также важно обеспечить надежное подключение к интернету для синхронизации данных в режиме реального времени и передачи информации между всеми участниками процесса.
Как подготовиться к переходу на ЭПЛ
Прежде чем полностью перейти на путевые листы в электронном формате, вам предстоит проделать несколько важных шагов.
Выберите оператора ЭДО (электронного документооборота)
Найдите надежную компанию, которая поможет безопасно передавать данные. Для этого можно изучить отзывы на специализированных сайтах, обратиться к рекомендациям отраслевых ассоциаций или партнеров по бизнесу.
Получите электронную подпись для каждого участника процесса (при необходимости)
Можно обратиться в один из удостоверяющих центров (УЦ), список которых доступен на сайте Министерства цифрового развития РФ.
Также вы можете оформить ЭЦП через портал Госуслуги.
Обучите персонал
Проведите обучение для сотрудников, чтобы они могли уверенно работать с новыми инструментами.
После подготовки можно протестировать систему на небольшом объеме данных. Это поможет найти и исправить возможные проблемы до полного перехода на ЭПЛ.
Частые ошибки при переходе на ЭПЛ
Хотя переход на электронные путевые листыкажется достаточно простым процессом, иногда у компаний возникают сложности. Рассмотрим несколько типичных ошибок.
Слишком резкий переход
Некоторые фирмы сразу полностью отказываются от бумажных путевых листов. Такой подход без переходного периода может вызвать проблемы, если сотрудники или система еще не готовы к полноценной работе в новом формате.
К примеру, водители, которые привыкли заполнять бумажные документы вручную, не знают, как работать с новой системой. В итоге рейсы задерживаются, так как приходится срочно обучать сотрудников прямо на месте.
Игнорирование обратной связи от сотрудников
Если компания не собирает обратную связь от сотрудников, которые используют ЭПЛ, проблемы могут накапливаться и снижать эффективность системы.
Например, компания внедрила новую систему для работы с электронными путевыми листами, но не уточнила у работников, насколько она удобна в использовании. Водители начинают жаловаться, что интерфейс приложения слишком сложный и требует много времени для заполнения путевых листов, особенно в полевых условиях. Однако руководство не собирает эти отзывы, и сотрудники продолжают испытывать трудности.
Со временем водители начинают допускать ошибки при заполнении данных или вовсе откладывать оформление ЭПЛ до конца смены, что приводит к задержкам и путанице. Диспетчеры, в свою очередь, тратят дополнительное время на проверку и исправление ошибок. Это замедляет работу всей компании и снижает эффективность новой системы.
Игнорирование требований законодательства
Некоторые фирмы переходят на ЭПЛ, не изучив законодательные требования.
Например, компания не учитывает, что для передачи данных в налоговую инспекцию нужна электронная цифровая подпись для каждого ответственного лица. В итоге водители и диспетчеры не могут подписывать документы в системе, что задерживает оформление рейсов и может привести к штрафам за неправильное ведение документации.
Неправильное хранение и передача данных
Важно организовать регулярное резервное копирование данных из системы ЭПЛ. Если в случае технического сбоя или кибератаки документы будут потеряны, это может привести к штрафам и остановке работы.
Также сотрудники часто передают путевые листы по электронной почте или через мессенджеры без шифрования. Это создает риск утечки конфиденциальной информации (о маршрутах, грузах, клиентах).
Заключение
Переход на путевые листы в электронном виде — важный шаг вперед для любой транспортной компании. Это позволит сэкономить время, уменьшить количество ошибок и повысить общую эффективность работы.
Однако важно помнить, что успех внедрения зависит от грамотного подхода. Учитывайте требования законодательства и не забывайте про обучение сотрудников. Плавный и поэтапный переход поможет избежать ошибок, адаптировать систему под ваши бизнес-процессы и сделать работу с ЭПЛ максимально комфортной.