Советы по грамотному учету и списанию ГСМ в 2025 году

ГСМ в бухгалтерском учете: основные виды

Базовые нормы расхода топлива

Поправочные коэффициенты

Что подразумевает бухгалтерский учет ГСМ

Основные бухгалтерские документы для учета и списания ГСМ

Как путевые листы помогают в учете расхода ГСМ

Учет расходов ГСМ в бухгалтерии: как оптимизировать траты

Как топливные карты помогают оптимизировать учет ГСМ

Как следить за расходами на ГСМ и не ошибиться в расчетах? Рассказываем, как правильно вести учет расхода ГСМ, как в этом могут помочь путевые листы и как контролировать расходы для оптимизации затрат.

ГСМ в бухгалтерском учете: основные виды

ГСМ (горюче-смазочные материалы, расшифровка именно такая) — это совокупность веществ, которые используют для заправки и обслуживания транспортных средств. Это может быть топливо для двигателей, масла, технические жидкости, смазки.

Топливо — это важнейшая составляющая ГСМ. Его используют для работы двигателей внутреннего сгорания. Самые популярные виды топлива:

• Бензин применяют в основном для двигателей легковых автомобилей. Существует несколько типов бензина, включая А-92, А-95, А-98, у каждого из которых свое октановое число. Оно определяет стойкость бензина к детонации, что влияет на эффективность, мощность и долговечность двигателя.
• Дизельное топливо используют преимущественно в грузовых авто, автобусах и спецтехнике. Оно позволяет двигателям работать дольше на одном баке, что важно для коммерческого транспорта, который преодолевает большие расстояния.
• Газ (метан, пропан) чаще используют в качестве альтернативного топлива для автомобилей. Его выбирают водители, которые стремятся снизить расходы на топливо или уменьшить количество вредных выбросов.

Масла важны для смазки различных частей механизма, помогают снизить износ и поддерживать оптимальный температурный режим. Существует несколько типов масел:

• Моторные масла — для смазки двигателя, они уменьшают трение между движущимися частями.
• Трансмиссионные масла — необходимы для смазки трансмиссий и других передающих механизмов. Они обеспечивают эффективность работы коробки передач, дифференциалов и т. д.
• Гидравлические масла используют в системах, где необходима передача энергии через жидкость, например, в подъемных механизмах, экскаваторах. Эти масла нужны для эффективной работы гидравлических цилиндров, насосов, других компонентов.

Технические жидкости не участвуют в сгорании, но также необходимы для нормальной работы различных систем и компонентов техники. К таким жидкостям можно отнести:

• Антифриз — его используют в системах охлаждения для предотвращения замерзания жидкости и перегрева двигателя.
• Тормозная жидкость — необходима для эффективного торможения. Она передает усилие от тормозных рычагов к тормозным дискам или барабанам.
• Омыватели — используют для очищения стекол и зеркал от загрязнений.

Смазки обеспечивают надежную работу различных механических частей, снижают трение и износ:

• Жировые смазки применяют для обеспечения плавного вращения и внутреннего движения подшипников, шарниров и других узлов, которые подвержены высокому механическому воздействию.
• Смазки на основе масла гарантируют надежную защиту деталей от износа и продлевают их срок службы, особенно при высоких нагрузках и повышенных температурах.
• Графитовые составы актуальны в условиях высоких температур и давления, где традиционные масла или жиры не могут обеспечить должную смазку. Графит помогает уменьшить трение и износ в экстремальных условиях.
• Силиконовые смазки используют в тех случаях, когда требуется высокая термостойкость. Они помогают обеспечить надежную работу элементов, подверженных воздействию высоких температур и химических веществ.

В своей работе бухгалтер должен понимать, какие материалы компания использует для конкретных автомобилей и спецтехники, чтобы точно учитывать затраты, контролировать запасы и оптимизировать расходы. Это помогает избежать ошибок в учете и улучшить финансовое планирование.

Базовые нормы расхода топлива

Базовые нормы расхода бензина и других видов топлива — это стандартные значения, которые установлены для определенных типов техники и условий эксплуатации. Их используют как ориентир для расчета и контроля расхода ГСМ на основе типовых условий работы. Определение базовых норм следует проводить с учетом следующих факторов:

• Тип техники: легковой автомобиль, грузовик, спецтехника, сельскохозяйственная техника и т. д. Чем крупнее техника, тем более высоким будет расход топлива.
• Мощность двигателя: для более мощных машин нормируемый расход топлива будет выше.
• Условия эксплуатации. В городских условиях с частыми остановками и ускорениями расход топлива будет выше, чем на междугородних трассах с равномерным движением.

Основные источники информации для базовых норм:

• Техническая документация производителя — заводские рекомендации по расходу ГСМ для каждой модели техники.
• Государственные стандарты и нормы — нормативные документы, которые установлены для транспортных средств в зависимости от их категории.
• Практический опыт — статистика и отчеты организаций, которые основаны на реальном использовании техники на конкретных маршрутах.

Для расчета базовых норм обычно используют фиксированное значение расхода на 100 км пути или на 1 час работы, исходя из рекомендаций производителя и типичных эксплуатационных условий.

Поправочные коэффициенты

На расход топлива и жидкостей влияют множество факторов, поэтому бухгалтеры часто применяют поправочные коэффициенты. Приведем несколько примеров.

Поправочные коэффициенты помогают более точно учитывать реальные условия эксплуатации техники и корректировать расход ГСМ в бухгалтериии для нормирования.

Что подразумевает бухгалтерский учет ГСМ

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов включает в себя систематический сбор, обработку и анализ информации о расходах, учете и контроле ГСМ на предприятии.

Основные операции по учету ГСМ в бухгалтерии:

• Поступление ГСМ на склад. Бухгалтер фиксирует количество и стоимость материалов, используя накладные или товарные чеки. Важно проверить соответствие документов с реальными поступлениями и зарегистрировать их в учете как «поступление ГСМ» по дебету счета запасов (например, счет 10 «Материалы»).
• Списание ГСМ на транспортные средства и спецтехнику. Для этого используют путевые листы, акты о расходах. Расходы на ГСМ списывают по кредиту счета запасов и дебету счетов учета затрат (например, счет 20 «Основное производство», если это прямые затраты на эксплуатацию техники).
• Учет расхода ГСМ по нормам. Здесь учитывают фактический расход ГСМ и его соответствие установленным нормам. В случае отклонений от норм бухгалтер должен зафиксировать их и провести анализ причин. Например, если транспортное средство расходует больше топлива, чем предусмотрено нормами, необходимо объяснить это и зафиксировать дополнительные расходы.

Эти проводки обеспечивают правильное отражение расходов на ГСМ и позволяют контролировать их использование и списание.

Основные бухгалтерские документы для учета и списания ГСМ

• Накладная или товарный чек — эти документы служат для подтверждения факта поступления товаров. В них указывают информацию о поставщике, наименовании ГСМ, их количестве, стоимости и других характеристиках, а после передают в бухгалтерию.
• Акт приемки ГСМ — при поступлении материалов важно провести проверку их качества и количества.
• Журнал учета расхода ГСМ — в этом журнале должны быть зафиксированы факты расходования ГСМ по каждому транспортному средству.

Все документы должно подписать ответственное лицо и оформлены они должны быть в соответствии с внутренними правилами организации.

Как путевые листы помогают в учете расхода ГСМ

Путевые листы — важный инструмент для точного учета расхода ГСМ. С ними можно фиксировать расход топлива для каждого транспортного средства, что позволяет легко отслеживать затраты. Такой подход существенно упрощает бухгалтерский учет.

Важно следить за тем, чтобы сотрудники заполняли путевые листы своевременно и подробно. Каждый водитель должен фиксировать в путевом листе точные данные о времени начала и окончания работы, километраже, объеме потраченного топлива. Это поможет избежать неточностей в учете расходов ГСМ. Дополнительно можно проводить тренинги для водителей. К примеру, вы можете объяснить водителям, как избежать возможных ошибок при заполнении путевого листа.

Бухгалтерия может периодически проверять соответствие данных путевого листа и фактического расхода ГСМ. Если расход топлива значительно превышает норму, это сигнализирует о возможных проблемах (неэффективная работа двигателя, утечка топлива и т. д.).

Учет расходов ГСМ в бухгалтерии: как оптимизировать траты

Вот несколько ключевых шагов, которые помогут оптимизировать работу и более эффективно управлять затратами:

• Проводите регулярные инвентаризации запасов ГСМ на складе и в транспортных средствах, чтобы выявлять возможные несоответствия или утраты.
• Регулярно анализируйте отклонения от норм расхода. Для этого можно использовать отчеты о расходах, которые должны содержать данные о каждом транспортном средстве, типе расходуемого материала и фактических показателях.
• Внедрите автоматизированные системы учета и контроля расхода ГСМ. Они могут помочь снизить ошибки и улучшить точность учета. Дополнительно они дают возможность интегрировать данные в финансовые отчеты.

Также можно установить системы GPS и телематики на транспортные средства для мониторинга их работы в реальном времени. Эти системы будут отслеживать расход топлива, скорость, время работы техники и другие параметры, позволяя вам более точно контролировать затраты.

Как топливные карты помогают оптимизировать учет ГСМ

Топливные карты «Газпром» предлагают уникальные возможности для оптимизации учета и контроля расходов на горюче-смазочные материалы:

• Удобный безналичный расчет. Топливные карты полностью исключают необходимость использования наличных средств, что минимизирует риски мошенничества со стороны сотрудников и снижает вероятность ошибок при учете.
• Контроль и аналитика расходов. С помощью топливных карт «Газпром» компании получают доступ к аналитике транспортных затрат. В личном кабинете отображаются все операции в режиме реального времени, включая суммы заправок, их частота и местоположение.
• Установка лимитов и управление затратами. Карта позволяет устанавливать ограничения на объем и время заправок, а также выбирать тип топлива. Это особенно важно для контроля бюджетов на транспорт.
• Снижение налоговой нагрузки. Благодаря четкому документообороту и интеграции с учетными системами, расходы на ГСМ отражаются корректно, что упрощает списание расходов в бухгалтерском учете.

Сеть партнерских АЗС включает более 18 000 заправок по России и СНГ, а скидки до 7% помогают существенно сократить расходы предприятия на ГСМ.

Таким образом, топливная карта «Газпром» становится не только удобным инструментом управления транспортными затратами, но и важным помощником в ведении бухгалтерского учета.