Порядок юридического оформления
Заполнение акта приема передачи
Стоимость карточки для топлива
Плюсы карточек для топлива
Топливные карты для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, особенно для перевозчиков и предприятий, содержащих обширный автопарк, — необходимость. Ведь они позволяют заправляться качественным топливом на брендовых АЗС и контролировать покупку ГСМ водителями, сокращать случаи мошенничества.
Одна из процессинговых компаний (организация-эмитент), которая предлагает топливные карты, — GPC RUS. Благодаря использованию карточек для топлива GPC RUS можно:
- возвращать до 20% стоимости заправки за счет НДС;
- пользоваться дополнительными сервисами, товарами от АЗС;
- покупать горючее со скидкой (до 1,5 рубля на каждый литр), в кредит, по безналу или при нулевом балансе;
- контролировать водителей, регулировать лимиты на покупку ГСМ в онлайн-кабинете;
- блокировать «пластик» при утере его сотрудником, чтобы никто другой не мог им воспользоваться.
Но главный плюс — это правильное оформление бухгалтерской и налоговой отчетности и снижение затрат на нее. Ведь, кроме ежемесячной подробной отчетности по расходам, компания-заказчик получает счет-фактуры, детализированные счета о каждой операции и многое другое.
Порядок юридического оформления
Акт приема-передачи карточек для топлива от организации-эмитента к компании-заказчику — необходимость, которая подтверждает намерения руководителя сотрудничать с топливным процессинговым исполнителем.
Выдача карточки самим водителям или другим сотрудникам — формальность, потому что ее можно не отражать в акте передачи топливной карты, а издать отдельным приказом.
После подписания основного договора между компанией и организацией-эмитентом выдается «пластик». Его может получить не только водитель, но и другие сотрудники, которые активно используют транспорт в рабочих целях, например, менеджер, директор или курьер.
Передачу топливных карт водителю делают в несколько этапов:
- Заключают с каждым шофером дополнительный договор к трудовому, в котором прописывают использование карточки для топлива.
- Оформляют акт приема и передачи «пластика» сотрудникам.
- Вводят систему учета горюче-смазочных материалов посредством оформления путевых листов на поездки.
- Записывают в приходы-расходы топлива по каждой товарной накладной.
- Списывают ГСМ на основании подписанных путевых листов.
Закрепление топливных карт за водителями проводится бухгалтерами или кадровиками предприятия.
Заполнение акта приема-передачи
В акте передачи топливной карты водителю обязательно прописывают следующие поля:
- название предприятия, его реквизиты;
- Ф. И. О. руководителя или человека, который выдал карточку для топлива;
- базовый Устав, на основании которого выдается именно этому сотруднику «пластик» и цель выдачи;
- фамилия и инициалы водителя, номер и марка транспортного средства, за которым он закреплен;
- номер, название карточки для топлива;
- дата и подпись.
Такой акт составляют в двух экземплярах: один остается у руководителя, другой — у сотрудника. На обоих документах ставят по две подписи, у них есть полная юридическая сила.
Чтобы легче было вести учет и контролировать факт выдачи и возврата «пластика» сотрудникам, лучше завести служебный журнал. В нем отмечают основную информацию:
- Ф. И. О. водителя;
- марку, номер автомобиля;
- марку, вид ГСМ, которым заправляется шофер;
- номер карточки для топлива, дату ее выдачи и возврата;
- подпись сотрудника.
Благодаря грамотной организации делопроизводства по карточкам для ГСМ, можно быстро выяснить, кто украл, потерял или испортил «пластик» и привлечь к ответственности за это.
Стоимость карточки для топлива
В зависимости от политики процессинговой компании стоимость карточки может варьироваться. Некоторые предлагают бесплатную карту, другие требуют определенную плату за нее.
Если топливные карты выдают бесплатно, то их не нужно отражать на балансе компании. Но рекомендуем создать аналитический учет для держателей карточек и ввести для каждого из них свободный номер, которого нет еще в «Плане счетов».
Если же за «пластик» есть конкретная оплата, то его предоставляют как товарно-материальную ценность и после списывают как один из расходов компании.
Существует еще одна форма выдачи карточки — залоговая, или под возврат, когда водитель берет под залог «пластик» для топлива у руководителя предприятия. Его стоимость при этом не указывают. Когда карточку возвращают, то в бухгалтерии проводят обратную проводку.
В GPC RUS выдача пластика на покупку ГСМ бесплатная.
Если вы хотите заказать топливную карту GPC RUS, обращайтесь по телефону +7 (800) 511-62-75 или напишите на электронную почту info@gpc-store.ru. Чтобы получить подробную информацию о брендах-партнерах, акциях и карточках, заполните заявку на сайте.
Образец акта
В образце документа показаны основные моменты, которые должны быть учтены бухгалтером при его составлении.
Как видим, документ передачи топливной карты водителю не особо отличается от других актов, которые ведут на предприятии.
Если вы хотите выгодно экономить при каждой поездке на АЗС, закажите карточку для топлива на gpc-store.ru. Мы учтем потребности и особенности вашего бизнеса и подберем оптимальный вариант.